ADV_PRO_3 — Collecte des pièces client

Objet et finalité

Obtenir du client (ou du mandant : notaire, agence) toutes les pièces nécessaires à la production et à la conformité du dossier, identifiées par la réconciliation 3 voies (ADV_PRO_1) : réclamation, réception, OCR/indexation, vérification, et relances jusqu'à complétude. [CORPUS — UC-A02, M1 « réclamation des documents manquants au client »]

Finalité : un dossier documentairement complet (gel possible), sans que la collecte ne bloque le démarrage de la production (la production peut courir en parallèle si aucune pièce bloquante ne manque). [CORPUS — M1, 04 Lot 9 « gel de dossier quand complet »]

Pilote

Direction : ADV.
Agent pressenti : Agent Administratif / Collecte (ADV) — réclame, suit, vérifie, relance ; consomme le catalogue de pièces par mission (Lot 7). [CORPUS — 04 Lot 7/9]
Supervision : dirigeant (validation des relances ; cas de pièce introuvable). [CORPUS — 04 « relances avec validation humaine »]

Déclencheurs (entrées)

Liste des pièces à réclamer issue de l'instruction (ADV_PRO_1, voie « signé non justifiable »). [CORPUS]
Dépôt de pièces par le client (mail, upload — canal à figer post-CERTIM). [CORPUS — 04 A19]
Échéance de relance atteinte (CRON). [CORPUS — Lot 9]

Sorties et livrables

Bordereau de pièces : attendu vs reçu, statut par pièce. [CORPUS — 04 Lot 9 « génération bordereau »]
Pièces indexées (OCR via pipeline d'ingestion multimodale existant) et rattachées au dossier. [CORPUS — ingestion multimodale, Lot 8]
Relances envoyées (avec validation humaine) + journal. [CORPUS]
Statut de complétude : dossier complet → gel possible ; sinon liste des manques. [CORPUS — Lot 9]

Acteurs

Acteur	Rôle	Nature
Agent Collecte (ADV)	réclame, réceptionne, vérifie, relance	IA
Client / mandant (notaire, agence, vendeur)	fournit les pièces	externe
Dirigeant	valide les relances, traite les blocages	humain
Pipeline ingestion (SYS/transverse)	OCR/transcription → `.md` indexé	IA

Logigramme (étapes macro)

[liste pièces à réclamer] (ADV_PRO_1)
   │
   ▼
1. Émettre la demande de pièces au client (canal défini)
   │
   ▼
2. Réception des pièces (mail/upload) → dépôt dans le dossier
   │
   ▼
3. OCR / indexation (pipeline ingestion multimodale) → pièce exploitable
   │
   ▼
4. Vérification : la pièce reçue correspond-elle à l'attendu (type, validité) ?
   │
   ├─ conforme        → bordereau : reçu ✔
   ├─ non conforme    → re-demande ciblée
   │
   ▼
5. Boucle de RELANCE (CRON) tant qu'il manque des pièces
   │   (relance avec validation humaine)
   ▼
6. Complétude atteinte ? 
   ├─ oui → GEL du dossier (documentairement complet)
   └─ non (pièce introuvable / bloquante) → escalade dirigeant

[CORPUS — M1, Lot 9]

Procédures et instructions rattachées

ADV_PQ_3 — Procédure de collecte et de relance des pièces.
ADV_IQ_4 — Mode opératoire : vérification de conformité d'une pièce reçue (type, validité, lisibilité).
ADV_FQ_3 — Formulaire : bordereau de pièces (attendu vs reçu).

Interfaces amont/aval (handoffs)

#	Sens	Avec	Contenu
(interne)	amont	ADV_PRO_1 → ADV_PRO_3	liste des pièces à réclamer
externe	bidirectionnel	ADV ↔ client/mandant	demandes + dépôts de pièces
support	aval/amont	ADV → pipeline ingestion	pièce brute → `.md` indexé (OCR/transcription) [CORPUS]
(interne)	aval	ADV_PRO_3 → ADV_PRO_2	levée d'une pièce bloquante (débloque la production)
(interne)	aval	ADV_PRO_3 → ADV_PRO_4	dossier documentairement complet (gel)

Indicateurs (KPI)

Taux de complétude à J+n (vitesse de collecte). [STANDARD]
Nombre moyen de relances par dossier. [STANDARD]
Délai moyen de réception d'une pièce après demande. [STANDARD]
Pièces bloquantes en attente (impact production). [STANDARD]

Enregistrements

Bordereau de pièces (ADV_FQ_3) → prototype dossiers.pieces. [CORPUS — M2 Document]
Métadonnées de pièce (type, source, validité, URI Drive). [CORPUS — M2]
Journal des relances (date, canal, validation). [CORPUS]

Cas d'usage rattachés

UC-A02 — Réconciliation 3 voies (origine de la liste de pièces). [CORPUS]
UC-D01 (réemploi du mécanisme) — dépôt d'un document → OCR → métadonnées → ingestion (boîte de dépôt). [CORPUS]

Roadmap (PQ/IQ/FQ restant à développer)

ADV_IQ_5 [À COMPLÉTER] — Mode opératoire de relance automatisée (CRON + gabarit de message + validation humaine) : à figer au Lot 9. [CORPUS]
ADV_FQ_4 [À COMPLÉTER] — Modèles de courriers de demande/relance de pièces (par canal). [À COMPLÉTER]
Canal de dépôt client (mail vs Formbricks vs CERTIM) : arbitrage A19, déclencheur post-formation CERTIM. [CORPUS — 04]
Catalogue de pièces par mission (Lot 7) : la table « pièces théoriques attendues » qui pilote ce processus — encore à miner. [CORPUS]