VESICA
PQADV_PQ_3Brouillon

ADV_PQ_3 — Procédure de collecte et de relance des pièces

Procédure· Administration des Ventes & Relation Client· émetteur VESICA ADV_PRO_3

ADV_PQ_3 — Procédure de collecte et de relance des pièces

Objet

Décrire comment VESICA réclame, réceptionne, vérifie et relance les pièces client jusqu'à complétude du dossier, et comment ces pièces sont indexées (OCR) et rattachées. [CORPUS — M1, Lot 9]

Domaine d'application

Tout dossier instruit présentant des pièces à réclamer (voie « signé non justifiable » de l'instruction). Couvre pièces tronc-commun (identité du bien, plans, titre) et pièces métier (diagnostics antérieurs, synthèse amiante copro…). [CORPUS — M2]

Références

  • Catalogue de pièces par mission (Lot 7) : la liste théorique attendue par prestation — pilote la complétude. [CORPUS — 04]
  • M2 — Document : typologie (tronc commun | métier), source (client/visite/franchiseur), métadonnées. [CORPUS]
  • Pipeline d'ingestion multimodale (hors-lot, existant) : OCR Mistral / transcription Voxtral → .md. [CORPUS]
  • RGPD : minimisation, durée de conservation des pièces (interface DJC). [STANDARD]
  • Procédure franchiseur AGENDA : pièces requises par prestation. [À COMPLÉTER]

Définitions

  • Pièce bloquante : pièce sans laquelle une mission ne peut être produite ou livrée conforme. [CORPUS — implicite M1]
  • Pièce non bloquante : pièce de confort/complétude récupérable après démarrage. [STANDARD]
  • Gel du dossier : état « documentairement complet » figeant la collecte. [CORPUS — Lot 9]
  • Bordereau de pièces : tableau attendu vs reçu (preuve de complétude). [CORPUS — Lot 9]

Responsabilités (RACI)

ActivitéAgent Collecte (ADV)Client/mandantDirigeantPipeline ingestion
Demande de piècesRCA—
Dépôt des piècesIR——
OCR / indexationI——R
Vérification de conformitéR/A—I—
RelanceRIA (valide)—
Gel du dossierR—A—

Déroulement (qui/quoi/quand/où)

  1. Constituer la demande à partir de la liste d'instruction + du catalogue de pièces par mission. [CORPUS]
  2. Émettre la demande au client/mandant via le canal retenu (mail ; canal de dépôt à figer — arbitrage A19). [CORPUS]
  3. Réceptionner les pièces déposées et les classer dans le dossier Drive. [CORPUS]
  4. Indexer chaque pièce via le pipeline OCR/transcription → .md exploitable + métadonnées. [CORPUS]
  5. Vérifier la conformité (cf. ADV_IQ_4) : bon type, validité non expirée, lisibilité. [CORPUS]
  6. Mettre à jour le bordereau (reçu ✔ / manquant / non conforme). [CORPUS]
  7. Relancer selon le CRON tant qu'il manque des pièces, avec validation humaine du dirigeant. [CORPUS — Lot 9]
  8. Geler le dossier dès complétude ; sinon escalader les pièces introuvables/bloquantes au dirigeant. [CORPUS]
  9. Signaler la levée d'une pièce bloquante à la coordination (ADV_PRO_2) pour débloquer la production. [CORPUS]

Enregistrements associés

  • ADV_FQ_3 — Bordereau de pièces.
  • Métadonnées de pièce (prototype dossiers.pieces). [CORPUS — M2]
  • Journal des relances (date/canal/validation). [CORPUS]

Annexes

  • Annexe A : modèles de demande / relance (par canal). [À COMPLÉTER]
  • Annexe B : distinction pièce bloquante / non bloquante par mission → à dériver du catalogue Lot 7. [À CONFIRMER]