ADV_PRO_5 — Recouvrement (suivi encaissement & relances client)

Objet et finalité

Assurer l'encaissement opérationnel des prestations livrées : suivre l'échéance des factures émises par la DAF, vérifier le paiement, relancer le client en cas de retard, escalader vers le précontentieux si nécessaire. [CORPUS — 08 §4 « l'ADV pilote l'encaissement opérationnel … la DAF émet la facture et comptabilise »]

Finalité : réduire le délai de paiement et le taux d'impayés, sans empiéter sur l'émission de la facture ni la comptabilisation (DAF). Le paiement se checke en ADV, se comptabilise en DAF. [CORPUS — 08]

Pilote

• Direction : ADV.
• Agent pressenti : Agent Recouvrement / Relation Client (ADV) — suit les encaissements, déclenche les relances. (Recoupe le besoin de l'agent Facturation P22 côté DAF pour la part « relances impayés » ; frontière à tenir : DAF émet, ADV relance opérationnellement.) [CORPUS — 04 P22, 08]
• Supervision : dirigeant (validation des relances de niveau élevé ; décision précontentieux). [STANDARD]

Déclencheurs (entrées)

• Handoff J5 : facture émise par DAF → n° facture + échéance → suivi encaissement. [CORPUS — 08]
• Constat de paiement (rapprochement bancaire / API compta) → solde la ligne. [CORPUS — M2 « API PennyLane : récupération des paiements par dossier »]
• Échéance dépassée (CRON) → déclenche une relance. [STANDARD]

Sorties et livrables

• État d'encaissement par dossier/facture (à jour). [CORPUS]
• Relances émises (niveaux croissants) + journal. [CORPUS]
• Signal « payé » → autorise/branche la clôture financière (et la bascule rétention chaud→froid à la facturation). [CORPUS — M1/M2]
• Escalade précontentieux (mise en demeure) le cas échéant → dirigeant/DAF. [STANDARD]

Acteurs

Logigramme (étapes macro)

[J5] facture émise (DAF) : n° facture + échéance
   │
   ▼
1. Armer le suivi d'encaissement (échéance, montant)
   │
   ▼
2. Surveiller le paiement (rapprochement bancaire / API compta)
   │
   ├─ payé avant échéance → solder la ligne → signal "payé"
   │
   ▼  (échéance dépassée, non payé)
3. RELANCE niveau 1 (rappel courtois)
   │   └─ payé → solder
   ▼
4. RELANCE niveau 2 (ferme) — validation humaine
   │   └─ payé → solder
   ▼
5. RELANCE niveau 3 / mise en demeure — décision dirigeant
   │   └─ payé → solder
   ▼
6. Escalade précontentieux (→ dirigeant/DAF) si non recouvré

[CORPUS — 08 §4 ; STANDARD pour les niveaux de relance]

Procédures et instructions rattachées

• ADV_PQ_5 — Procédure de suivi d'encaissement et de relance.
• ADV_IQ_6 — Mode opératoire : escalade de relance (niveaux, délais, validation).
• ADV_FQ_5 — Formulaire : registre de suivi des encaissements & relances.

Interfaces amont/aval (handoffs)

Indicateurs (KPI)

• DSO (délai moyen d'encaissement) par dossier/client. [STANDARD]
• Taux d'impayés à 30/60/90 j. [STANDARD]
• Taux de recouvrement après relance (niveau 1/2/3). [STANDARD]
• Encours client (montant non encaissé). [STANDARD]

Enregistrements

• Registre encaissements/relances (ADV_FQ_5) → prototype dossiers.encaissements. [CORPUS — M2]
• Journal des relances (niveau, date, canal, validation). [CORPUS]

Cas d'usage rattachés

• UC-C11 (part ADV) — Relancer les impayés (l'émission de facture relève de DAF). [CORPUS]
• UC-E02 — Résumé d'activité (encours, relances en cours) — agent Pilote P29. [CORPUS]

Roadmap (PQ/IQ/FQ restant à développer)

• ADV_IQ_7 [À COMPLÉTER] — Connexion API compta PennyLane : récupération des paiements par dossier_id (frontière ADV check / DAF compta). À câbler quand l'intégration compta est ouverte. [CORPUS — M2]
• ADV_FQ_6 [À COMPLÉTER] — Modèles de courriers de relance (niveaux 1-3, mise en demeure) — co-validation DJC pour le précontentieux. [À COMPLÉTER]
• Politique de relance (délais entre niveaux, seuils d'escalade) : à figer avec la DAF (cohérence facturation). [À CONFIRMER]