VESICA
IQADV_IQ_6Brouillon

ADV_IQ_6 — Escalade de relance (niveaux, délais, validation)

Instruction· Administration des Ventes & Relation Client· émetteur VESICA ADV_PRO_5

ADV_IQ_6 — Escalade de relance (niveaux, délais, validation)

Objet (la tâche)

Conduire la séquence de relance d'une facture impayée : choisir le bon niveau selon le retard, envoyer le bon message, respecter les validations humaines, et solder dès paiement. [CORPUS — 08, Lot 9]

Prérequis / matériel / sécurité

  • Facture suivie (J5) avec échéance et montant. [CORPUS]
  • État de paiement à jour (rapprochement bancaire / API compta). [CORPUS]
  • Modèles de courriers de relance (par niveau). [À COMPLÉTER]
  • Pas de risque physique ; vigilance juridique sur les mentions de mise en demeure (interface DJC). [STANDARD]

Étapes d'exécution

  1. Calculer le retard = now − échéance (jours ouvrés). [STANDARD]
  2. Sélectionner le niveau de relance selon les seuils (ci-dessous). [STANDARD]
  3. Vérifier qu'aucun paiement n'est intervenu (anti-relance d'un client à jour). [CORPUS]
  4. Soumettre à validation si niveau ≥ 2 (dirigeant). [CORPUS — Lot 9]
  5. Envoyer la relance (canal mail) + tracer au registre (ADV_FQ_5). [CORPUS]
  6. Programmer le prochain palier ; solder dès paiement constaté + signal « payé » à la DAF. [CORPUS]

Règles, critères et seuils [= embryon du CATALOGUE]

  • Niveau 1 (rappel courtois) : à échéance + ~7 j ; automatisable sans validation (source_ref: [STANDARD] ; seuil [À CONFIRMER]).
  • Niveau 2 (relance ferme) : à échéance + ~15 j ; validation dirigeant (source_ref: Lot 9 « relances avec validation humaine » ; seuil [À CONFIRMER]).
  • Niveau 3 / mise en demeure : à échéance + ~30 j ; décision dirigeant + mentions légales (pénalités de retard, indemnité forfaitaire) (source_ref: Code de commerce L441-10 [À CONFIRMER] ; co-validation DJC).
  • Anti-double-relance : ne jamais relancer une facture soldée ou contestée (litige SAV en cours → ADV_PRO_6) (source_ref: [STANDARD]).
  • Solde immédiat : tout paiement constaté clôt la séquence et émet le signal « payé » (source_ref: 08 frontière).
  • Gel relance si litige : une contestation ouverte (SAV) suspend la relance jusqu'à résolution (source_ref: [STANDARD] ; lien ADV_PRO_6).

Points de contrôle / cas particuliers

  • Paiement partiel → relancer sur le solde uniquement. [STANDARD]
  • Client en litige (conteste le rapport) → suspendre la relance, router vers SAV (ADV_PRO_6). [STANDARD]
  • Erreur de facturation suspectée → renvoyer à la DAF (ne pas relancer sur une facture erronée). [STANDARD]
  • Mention légale obligatoire sur mise en demeure → validation DJC avant envoi. [STANDARD]

Sortie / enregistrement produit

  • Relance envoyée + niveau/horodatage tracés (ADV_FQ_5) ; prochain palier programmé ou séquence soldée. [CORPUS]

Agent responsable

Agent Recouvrement / Relation Client (ADV) ; dirigeant valide les niveaux ≥ 2 et toute mise en demeure. [CORPUS]