ADV_PQ_5 — Procédure de suivi d'encaissement et de relance
Objet
Décrire comment l'ADV suit l'encaissement des factures émises par la DAF et relance les retards, dans le respect de la frontière ADV/DAF (l'ADV ne facture pas, ne comptabilise pas). [CORPUS — 08 §4]
Domaine d'application
Toute facture émise (handoff J5) sur un dossier livré. Couvre le suivi d'échéance, la constatation de paiement et l'escalade de relance jusqu'au précontentieux. [CORPUS]
Références
- 08 §4 : « le paiement se checke en ADV, se comptabilise en DAF ». [CORPUS]
- M2 : récupération des paiements par
dossier_idvia API compta (PennyLane) ; la facturation déclenche la bascule rétention. [CORPUS] - Code de commerce L441-10 : délais de paiement et pénalités (cadre légal des relances). [STANDARD] [À CONFIRMER]
- Procédure franchiseur AGENDA : conditions de règlement réseau. [À COMPLÉTER]
Définitions
- Encaissement opérationnel : vérification factuelle du paiement + relance (≠ comptabilisation). [CORPUS]
- Relance : action graduée (niveaux 1-3, mise en demeure) visant le recouvrement amiable. [STANDARD]
- Précontentieux : étape post-mise en demeure avant recours (décision dirigeant). [STANDARD]
- DSO : délai moyen de paiement client. [STANDARD]
Responsabilités (RACI)
| Activité | Agent Recouvrement (ADV) | DAF | Dirigeant | Client |
|---|---|---|---|---|
| Suivi d'échéance | R/A | I | I | — |
| Constat de paiement | R | C (comptabilise) | I | — |
| Relance niveau 1 | R/A | I | I | I |
| Relance niveau 2 | R | I | A | I |
| Mise en demeure / niveau 3 | C | C | R/A | I |
| Précontentieux | I | C | R/A | I |
Déroulement (qui/quoi/quand/où)
- À réception de J5 (facture émise), armer le suivi (n° facture, montant, échéance). [CORPUS]
- Surveiller le paiement via rapprochement bancaire / API compta ; solder la ligne dès paiement constaté + émettre le signal « payé » à la DAF. [CORPUS]
- À échéance dépassée, déclencher la relance niveau 1 (rappel courtois, automatisable). [STANDARD]
- Sans règlement, relance niveau 2 (ferme) avec validation humaine. [CORPUS — Lot 9 « relances avec validation humaine »]
- Persistance du retard : mise en demeure (niveau 3) sur décision dirigeant. [STANDARD]
- Échec amiable : escalade précontentieux (dirigeant/DAF), co-validation DJC pour les actes. [STANDARD]
- Tracer chaque relance (niveau, date, canal, validation) au registre (ADV_FQ_5). [CORPUS]
Enregistrements associés
- ADV_FQ_5 — Registre des encaissements & relances.
- Constat de paiement (prototype
dossiers.encaissements) → base de la comptabilisation DAF. [CORPUS — M2] - Journal des relances. [CORPUS]
Annexes
- Annexe A : grille des niveaux de relance (délais, ton, validation) → à figer avec DAF. [À CONFIRMER]
- Annexe B : modèles de courriers (niveaux 1-3, mise en demeure). [À COMPLÉTER]
- Annexe C : frontière API compta — quels champs ADV lit (paiements) vs DAF écrit (écritures). [CORPUS — M2]