DAF_PRO_5 — Abonnements et contrats (fournisseurs récurrents)

Objet et finalité

Tenir le registre des contrats récurrents de VESICA (logiciels, hébergement, franchise, assurances, télécom, banque…), suivre leurs échéances (renouvellement, préavis de résiliation, révision tarifaire), contrôler les prélèvements récurrents et anticiper les décisions (reconduire, renégocier, résilier). Finalité : maîtriser les charges fixes et éviter les reconductions tacites subies. [CORPUS] (04 P21 — gestion contrats abonnements)

Frontière. Ce processus administre les contrats côté DAF (registre, échéances, contrôle des prélèvements). La souscription des moyens techniques (stack VPS) relève de l'arbitrage gérant/SYS ; la gestion des assurances/responsabilité est aussi suivie par DJC (co-intervenant). [CORPUS] (08 §9 — DJC_PRO assurances)

Pilote

• Direction : DAF.
• Agent pressenti : Agent Comptable (P21) — « gestion contrats abonnements » dans le relevé CRON. [CORPUS] (04 P21)
• Co-intervenant : DJC (assurances/responsabilité, conformité contractuelle). [CORPUS] (08 §9)

Déclencheurs (entrées)

Sorties et livrables

• Registre des contrats/abonnements tenu à jour (fournisseur, objet, montant, périodicité, échéance, préavis). [STANDARD]
• Alertes proactives : préavis de résiliation à ne pas manquer, renouvellement, hausse tarifaire. [CORPUS] (04 P21)
• Rattachement de chaque prélèvement récurrent à son contrat (contrôle, DAF_PRO_4). [STANDARD]
• Aide à la décision : reconduire / renégocier / résilier. [STANDARD]

Acteurs

Logigramme (étapes macro)

[Souscription / prélèvement récurrent détecté]
        ▼
[1] Enregistrer / mettre à jour la fiche contrat (objet, montant, périodicité, échéance, préavis)
        ▼
[2] Rattacher les prélèvements récurrents (rapprochement DAF_PRO_4)
        ▼
[3] Surveillance CRON des échéances
      ├─ préavis de résiliation à J-X → alerte gérant ◊ décision ◊
      ├─ renouvellement → reconduire / renégocier
      └─ révision tarifaire → arbitrage
        ▼
[4] Exécuter la décision (reconduction tacite / résiliation dans les délais / renégociation)
        ▼
[5] Mettre à jour le registre + relevé CRON quotidien

Procédures et instructions rattachées

Interfaces amont/aval (handoffs)

• Amont — DAF_PRO_4 : prélèvements récurrents à rattacher à un contrat.
• Aval — DAF_PRO_2 : écritures d'abonnement (compte de charge adéquat). [CORPUS] (DAF_IQ_2 R6)
• Co-intervenant — DJC : assurances RC pro, conformité contractuelle. [CORPUS] (08 §9)
• Co-intervenant — SYS : contrats des moyens techniques (VPS, n8n, OpenRouter…). [CORPUS] (05_Stack_VPS.md)

Indicateurs (KPI)

Enregistrements

• Registre des contrats (fiche par contrat). [STANDARD]
• Contrats signés archivés (référence + URI). [STANDARD]
• Historique des décisions (reconduction/résiliation/renégociation). [STANDARD]
• Registre des contrats (prototype table M2 contrats — DAF_FQ_5).

Cas d'usage rattachés (UC-* du Recueil + nouveaux)

• UC-DAF-11 (nouveau) — Tenir le registre des abonnements et alerter avant chaque préavis de résiliation (Agent Comptable P21). [CORPUS] (04 P21)
• UC-DAF-12 (nouveau) — Rattacher un prélèvement récurrent inconnu à son contrat (croisement DAF_PRO_4). [STANDARD]
• UC-DAF-13 (nouveau) — Préparer un arbitrage reconduire/renégocier/résilier à l'approche d'une échéance. [STANDARD]

Roadmap (PQ/IQ/FQ restant à développer)

• Inventaire initial des contrats VESICA : PennyLane, Certim/LICIEL, hébergeur (Hostinger/VPS), OpenRouter, Mistral, AGENDA (redevance franchise), assurance RC pro, télécom, banque… [À COMPLÉTER] — base du registre.
• DAF_IQ_5_2 — Procédure de résiliation (calcul du préavis, lettre recommandée, suivi). [STANDARD] — non écrit.
• Articulation DJC : qui pilote les assurances (RC pro obligatoire diagnostiqueur) — DAF (paiement/registre) vs DJC (conformité/garanties) ? [À CONFIRMER]
• Loi Chatel / reconduction tacite : intégrer les règles de notification d'échéance applicables aux contrats à reconduction tacite. [STANDARD] [À COMPLÉTER]