DAF_PRO_2 — Comptabilité et écritures (API PennyLane)

Objet et finalité

Enregistrer en comptabilité l'ensemble des flux économiques de VESICA : factures de vente (clients), factures fournisseurs (achats, sous-traitance, frais), et y attacher une nature analytique. La finalité est de tenir une comptabilité juste, prête pour la TVA (DAF_PRO_3) et le pilotage analytique (rentabilité par dossier/mission). [CORPUS] (04 P21 ; MACRO_PROJET/M2 — compta analytique par agents DAF)

Frontière. La DAF comptabilise. Elle ne produit pas le diagnostic (DEX) et ne fait pas la relance client opérationnelle (ADV). [CORPUS] (08 §2, §4)

Pilote

Direction : DAF.
Agent pressenti : Agent Comptable (P21) — analyse des factures (mail compta@groupe-vesica.fr), nature analytique, inscription de l'écriture via l'API du logiciel comptable, relevé CRON des actions quotidiennes. [CORPUS] (04 P21)
Outil : PennyLane (API) comme moteur comptable. [CORPUS] (MACRO_PROJET/M2)
Expert-comptable (le cas échéant) : revue / clôture / liasse — interface externe. [À CONFIRMER]

Déclencheurs (entrées)

Déclencheur	Source	Donnée d'entrée
Facture de vente émise	DAF_PRO_1	facture (n°, HT, TVA, TTC, client, `dossier_id`) → écriture de vente
Facture fournisseur reçue	boîte mail `compta@groupe-vesica.fr`	PDF facture achat → OCR → écriture d'achat + ventilation analytique [CORPUS] (`04` P21)
Note de frais / indemnité km	DSG (P23, assistante)	justificatif → écriture [CORPUS] (`04` P23)
Relevé bancaire	banque (DAF_PRO_4)	mouvements à lettrer / rapprocher
Échéance de clôture	calendrier	écritures d'inventaire, OD [STANDARD]

Sorties et livrables

Écritures comptables (ventes, achats, banque, OD) dans PennyLane. [CORPUS]
Ventilation analytique par nature et, à terme, par dossier/mission (rentabilité). [CORPUS] (MACRO_PROJET/M2)
Base TVA prête (TVA collectée + déductible) pour DAF_PRO_3.
Relevé quotidien des actions (CRON) — synthèse poussée en notification. [CORPUS] (04 P21)
Métadonnées dossier_id poussées vers la base Postgres pour croisement opérationnel. [CORPUS] (MACRO_PROJET/M2)

Acteurs

Acteur	Rôle	Type
Agent Comptable (P21)	OCR factures, plan comptable + analytique, écritures via API, relevé CRON	IA
Gérant	valide les cas non standard, supervise	humain
PennyLane	moteur comptable (API)	système externe
Expert-comptable	revue, clôture annuelle, liasse fiscale	externe [À CONFIRMER]
DSG (co-intervenant)	fournit notes de frais / indemnités km	Direction

Logigramme (étapes macro)

[Entrée] facture (vente DAF_PRO_1 | achat mail compta@ | note de frais DSG)
        ▼
[1] Captation
      • vente : depuis la facture émise (DAF_PRO_1)
      • achat : relève mail compta@ → OCR → extraction (fournisseur, HT, TVA, TTC, date)
        ▼
[2] Qualification analytique
      • compte comptable (classe 6/7) + axe analytique (nature, dossier/mission si rattachable)
        ▼
[3] ◊ Contrôle (auto ; escalade gérant si doute) ◊
        ▼
[4] Écriture dans PennyLane (API) — vente / achat / banque / OD
        ▼
[5] Mise à jour base TVA (collectée / déductible) → DAF_PRO_3
        ▼
[6] Relevé CRON quotidien des actions → notification

Procédures et instructions rattachées

Code	Type	Objet	Statut
DAF_PQ_2	Procédure	Comptabilité & écritures via PennyLane (déroulement + RACI + références)	écrite (brouillon)
DAF_IQ_2	Instruction	Traiter et comptabiliser une facture fournisseur (mail compta@ → OCR → ventilation analytique → écriture)	écrite (brouillon)
DAF_FQ_2	Formulaire	Écriture comptable (structure de données / prototype table M2 `ecritures`)	écrit (brouillon)

Interfaces amont/aval (handoffs)

Amont — DAF_PRO_1 : factures de vente → écritures de vente.
Amont — DSG (P23) : notes de frais / indemnités km → écritures. [CORPUS] (04 P23)
Amont — boîte compta@groupe-vesica.fr : factures fournisseurs. [CORPUS] (04 P21)
Aval — DAF_PRO_3 : base TVA prête (collectée/déductible).
Aval — DAF_PRO_4 : rapprochement bancaire (lettrage banque ↔ écritures).
Aval — Pilotage (P29 / S0) : données analytiques pour la rentabilité par dossier. [CORPUS] (04 P29)

Indicateurs (KPI)

KPI	Définition	Cible indicative
Délai de comptabilisation	jours entre réception facture achat et écriture	≤ 3 j [À CONFIRMER]
Taux d'écritures auto	% d'écritures passées sans intervention humaine	croissant [À CONFIRMER]
Taux de bonne ventilation analytique	% d'écritures correctement affectées (audit)	≥ 95 % [STANDARD]
Factures fournisseurs en attente	stock non comptabilisé	→ 0 [STANDARD]

Enregistrements

Écritures comptables (PennyLane) — conservation 10 ans. [STANDARD]
Pièces justificatives (factures achats/ventes, notes de frais) rattachées. [STANDARD]
Registre des écritures (prototype table M2 ecritures — DAF_FQ_2).

Cas d'usage rattachés (UC-* du Recueil + nouveaux)

UC-C12 — Compta analytique : « Classer une facture fournisseur par nature analytique, préparer la TVA » (Agent Comptable DAF P21). [CORPUS]
UC-DAF-04 (nouveau) — Relevé CRON quotidien des actions comptables (synthèse + alerte sur anomalie). [CORPUS] (04 P21 — relevé CRON)
UC-DAF-05 (nouveau) — Rapprocher une note de frais DSG → écriture + indemnité km. [CORPUS] (04 P23)

Roadmap (PQ/IQ/FQ restant à développer)

DAF_IQ_2_2 — Comptabiliser une note de frais / indemnité kilométrique (barème, justificatifs). [STANDARD] — non écrit.
DAF_IQ_2_3 — Écritures d'OD et de clôture (inventaire, FNP/FAE, amortissements). [STANDARD] — non écrit ; dépend de l'organisation expert-comptable.
Plan comptable VESICA : arrêter le plan de comptes (classes 6/7) + axes analytiques (par nature ET par dossier/mission). [À COMPLÉTER] — atelier dédié.
Périmètre Agent Comptable vs expert-comptable : qui passe quoi, qui clôture. [À CONFIRMER]
Spec API PennyLane : endpoints écritures / pièces / analytique + authentification + idempotence. [À COMPLÉTER] — pré-requis technique du Lot agent P21.