VESICA
IQDAF_IQ_2Brouillon

DAF_IQ_2 — Traiter et comptabiliser une facture fournisseur

Instruction· Administrative & Financière· émetteur VESICA DAF_PRO_2

DAF_IQ_2 — Traiter et comptabiliser une facture fournisseur

Objet (la tâche)

À partir d'une facture fournisseur reçue sur compta@groupe-vesica.fr, en extraire les données, déterminer le compte PCG et l'axe analytique, contrôler la TVA déductible, et passer l'écriture d'achat dans PennyLane. [CORPUS] (04 P21)

Prérequis / matériel / sécurité

  • Accès à la boîte compta@groupe-vesica.fr (lecture). [CORPUS] (04 P21)
  • Moteur OCR (l'amont OCR Mistral existe déjà dans la stack). [CORPUS] (CLAUDE.md — OCR Mistral)
  • Accès API PennyLane (écritures + pièces). [À COMPLÉTER]
  • Plan de comptes VESICA + liste des axes analytiques. [À COMPLÉTER]
  • Référentiel des fournisseurs connus (pour reconnaissance + compte par défaut). [À CONFIRMER]
  • Sécurité : pièce contenant des données fournisseur → accès restreint, conservation 10 ans. [STANDARD]

Étapes d'exécution

  1. Relever la boîte compta@ → identifier les pièces « facture fournisseur » (vs spams, relances, RIB). [CORPUS] (04 P21)
  2. OCR + extraction : fournisseur (nom + SIREN/TVA), n° facture, date, HT par taux, TVA par taux, TTC, objet/désignation. [STANDARD]
  3. Détecter les doublons : (fournisseur, n° facture) déjà comptabilisé ? → si oui, stopper et alerter. [STANDARD]
  4. Qualifier le compte PCG : déterminer le compte de charge (classe 6) selon la nature (voir § Règles).
  5. Qualifier l'analytique : nature de charge + rattachement dossier_id/service_code si la dépense est imputable à un dossier (ex. sous-traitance labo). [CORPUS] (MACRO_PROJET/M2)
  6. Vérifier la TVA déductible : récupérable selon la nature (voir § Règles — cas carburant/véhicule). [STANDARD]
  7. Composer l'écriture : débit charge (607x/61x/62x…) + débit 4456 TVA déductible / crédit 401 fournisseur. [STANDARD]
  8. Contrôler (auto ; escalade gérant si doute) puis passer l'écriture via API + rattacher la pièce. [CORPUS]
  9. Journaliser l'action pour le relevé CRON quotidien. [CORPUS] (04 P21)

Règles, critères et seuils

[= EMBRYON DU CATALOGUE] — règles sourcées, vocation vec_corpus.catalogue (axe direction=daf, theme=comptabilite). [CORPUS] (MACRO_PROJET/M3)

Qualification comptable / analytique :

  • R1 — Vente de prestation → compte 706 (prestations de services) ; TVA collectée 44571. (source_ref: PCG / ANC 2014-03) [STANDARD]
  • R2 — Achat de sous-traitance (ex. analyse labo plomb/amiante) → compte 604/611 + rattachement dossier_id (imputable au dossier). (source_ref: PCG) [STANDARD] [À CONFIRMER]
  • R3 — Carburant / véhicule → compte 606xx ; TVA gazole déductible à 80 % (VP), essence alignée ; TVA non déductible sur l'achat de VP. (source_ref: CGI art. 298) [STANDARD] [À CONFIRMER] (vérifier le type de véhicule)
  • R4 — EPI, petit matériel de diagnostic → compte 606x/6063 ou immobilisation si > seuil. (source_ref: PCG ; seuil immo 500 € HT usuel) [STANDARD]
  • R5 — Matériel de diagnostic durable (analyseur fluo plomb, etc.) > 500 € HT → immobilisation (classe 2) + amortissement, pas une charge. (source_ref: PCG ; tolérance 500 € HT) [STANDARD]
  • R6 — Abonnements / logiciels (PennyLane, Certim, n8n, hébergement) → compte 6262/613x/651x selon nature. (source_ref: PCG) [STANDARD] (rattachement DAF_PRO_5)
  • R7 — Cotisation franchise / redevance AGENDA → compte 6516/621x (redevances). (source_ref: PCG) [À CONFIRMER]
  • R8 — Formation → compte 6333/6228. (source_ref: PCG) [STANDARD]
  • R9 — Frais bancaires → compte 627. (source_ref: PCG) [STANDARD]

TVA déductible :

  • R10 — TVA déductible seulement si la facture est conforme (mentions, n° TVA fournisseur) et la dépense affectée à l'activité. (source_ref: CGI art. 271) [STANDARD]
  • R11 — Doublon interdit : une même facture (fournisseur + n°) n'est comptabilisée qu'une fois. (source_ref: principe d'image fidèle, PCG) [STANDARD]
  • R12 — Conservation 10 ans de la pièce + écriture. (source_ref: CGI art. 286 ; Code de commerce L123-22) [STANDARD]

Points de contrôle / cas particuliers

  • Fournisseur inconnu → créer la fiche fournisseur + alerter (compte par défaut à valider). [STANDARD]
  • Facture multi-taux de TVA → ventiler ligne à ligne par taux. [STANDARD]
  • Avoir fournisseur → écriture inverse, rattachée à la facture d'origine. [STANDARD]
  • Dépense mixte pro/perso (ex. logement occupé par la société) → quote-part ; renvoi DSG (P23, facture d'occupation logement) + arbitrage gérant. [CORPUS] (04 P23)
  • Doute analytique (rattachable à un dossier ou non) → escalade gérant. [STANDARD]

Sortie / enregistrement produit

  • Écriture d'achat dans PennyLane (journal achats) + pièce rattachée.
  • Ligne dans le registre des écritures (DAF_FQ_2).
  • TVA déductible ajoutée à la base de DAF_PRO_3.
  • Entrée dans le relevé CRON quotidien.

Agent responsable

Agent Comptable (P21) — DAF. Escalade gérant sur doublon, fournisseur inconnu, doute analytique. [CORPUS] (04 P21)