DAF_PRO_4 — Trésorerie et rapprochement bancaire

Objet et finalité

Suivre la trésorerie de VESICA et rapprocher les mouvements bancaires des écritures comptables : lettrer chaque encaissement client à sa facture, chaque décaissement à sa dépense, justifier les écarts, et donner une vision à jour du disponible. Finalité : fiabiliser la comptabilité, détecter les encaissements (qui font basculer une facture en « payée »), et anticiper les tensions de trésorerie. [STANDARD]

Frontière ADV/DAF (clé). Le rapprochement constate comptablement l'encaissement (lettrage, passage facture → payée). Le suivi opérationnel du paiement et la relance des impayés sont portés par l'ADV (recouvrement). La DAF informe l'ADV d'un encaissement constaté / d'un retard avéré. [CORPUS] (08 §4)

Pilote

• Direction : DAF.
• Agent pressenti : Agent Comptable (P21) — relevé CRON des actions quotidiennes inclut « valider les paiements ». [CORPUS] (04 P21)
• Outil : PennyLane (synchronisation bancaire / lettrage). [CORPUS] (MACRO_PROJET/M2)

Déclencheurs (entrées)

Sorties et livrables

• Rapprochement bancaire périodique (relevé ↔ compta soldés). [STANDARD]
• Factures lettrées → statut payée (retour DAF_PRO_1 / DAF_FQ_1). [STANDARD]
• Écarts identifiés (encaissements non rapprochés, prélèvements inconnus) + traitement. [STANDARD]
• Position de trésorerie (solde, prévisionnel court terme). [STANDARD]
• Signal à l'ADV : encaissement constaté (clôt la relance) / impayé avéré (déclenche/maintient la relance). [CORPUS] (08 §4)

Acteurs

Logigramme (étapes macro)

[Flux bancaire quotidien] mouvements importés
        ▼
[1] Apparier chaque mouvement à une écriture / facture
      • crédit client → facture correspondante (montant, libellé, dossier)
      • débit → achat / TVA / frais
        ▼
[2] Lettrer (rapprochement) ; facture appariée → statut "payée"
        ▼
[3] ◊ Écart ? (montant partiel, mouvement inconnu, impayé) ◊
      ├─ oui → traitement / escalade gérant + signal ADV (impayé)
      └─ non → rapprochement validé
        ▼
[4] Mettre à jour la position de trésorerie
        ▼
[5] Signaux : encaissement constaté → ADV ; relevé CRON quotidien

Procédures et instructions rattachées

Interfaces amont/aval (handoffs)

• Amont — DAF_PRO_1 (J5) : factures à encaisser.
• Amont — DAF_PRO_2 / DAF_PRO_3 : décaissements à rapprocher.
• Aval — DAF_PRO_1 : passage des factures à payée.
• Aval — ADV : encaissement constaté (clôt relance) / impayé (relance). [CORPUS] (08 §4)
• Aval — Pilotage (P29) : position de trésorerie, DSO. [CORPUS] (04 P29)

Indicateurs (KPI)

Enregistrements

• États de rapprochement (relevé ↔ compta) — conservation 10 ans. [STANDARD]
• Lettrage facture ↔ encaissement.
• Registre des rapprochements (prototype table M2 rapprochements — DAF_FQ_4).

Cas d'usage rattachés (UC-* du Recueil + nouveaux)

• UC-DAF-08 (nouveau) — Rapprocher les encaissements clients et passer les factures à « payée » (Agent Comptable P21, « valider paiements »). [CORPUS] (04 P21)
• UC-DAF-09 (nouveau) — Signaler un impayé avéré à l'ADV pour relance. [CORPUS] (08 §4)
• UC-DAF-10 (nouveau) — Produire un point de trésorerie (solde + prévisionnel court terme). [STANDARD]

Roadmap (PQ/IQ/FQ restant à développer)

• Trancher le mécanisme de détection d'encaissement : c'est le rapprochement bancaire (DAF) qui constate le paiement — articuler proprement avec le « check paiement » opérationnel de l'ADV (qui regarde quoi, qui notifie qui). [CORPUS] (08 §4) [À CONFIRMER] — frontière à formaliser (payload du signal DAF→ADV).
• DAF_IQ_4_2 — Prévisionnel de trésorerie (échéances fournisseurs + TVA + recettes attendues). [STANDARD] — non écrit.
• Sync bancaire : périmètre de l'agrégation automatique (PennyLane connecté à la banque) vs import manuel. [À COMPLÉTER]
• Lien avec l'exigibilité TVA à l'encaissement (DAF_IQ_3 R5) : le rapprochement alimente la base TVA si exigibilité aux encaissements. [À CONFIRMER]