DAF_PQ_2 — Procédure de comptabilité et tenue des écritures
Objet
Décrire comment VESICA tient sa comptabilité dans PennyLane : captation des pièces (ventes, achats, banque), qualification (compte PCG + analytique), passage des écritures via API, et préparation de la TVA. [STANDARD]
Domaine d'application
- Tous les flux économiques de VESICA : ventes (DAF_PRO_1), achats (fournisseurs via
compta@), notes de frais (DSG), opérations bancaires (DAF_PRO_4), écritures de clôture. [STANDARD] - Exclu : la production du diagnostic (DEX) ; la déclaration de TVA elle-même (→ DAF_PRO_3, qui consomme la base produite ici) ; la relance client (ADV). [CORPUS] (
08§2, §4)
Références
On reste léger : renvoi aux textes.
- Obligations comptables : Code de commerce art. L123-12 à L123-28 (tenue, livres, inventaire). [STANDARD]
- Plan Comptable Général : règlement ANC 2014-03 (comptes, principes). [STANDARD]
- Conservation : pièces et livres 10 ans (art. L123-22 ; CGI art. 286). [STANDARD]
- Régime comptable VESICA : régime réel (normal ou simplifié ?) + régime de TVA — à confirmer. [À CONFIRMER]
- API PennyLane : documentation technique des endpoints écritures / pièces / analytique. [À COMPLÉTER]
Définitions
- Écriture comptable : enregistrement d'un flux, équilibré débit = crédit. [STANDARD]
- Compte PCG : compte du Plan Comptable Général (ex. 706 prestations de services, 707, 44571 TVA collectée, 4456 TVA déductible, 401 fournisseurs, 411 clients). [STANDARD]
- Axe analytique : dimension de ventilation (nature de charge ; à terme
dossier_id/service_code). [CORPUS] (MACRO_PROJET/M2) - Journal : regroupement d'écritures de même type (ventes, achats, banque, OD). [STANDARD]
- Lettrage : rapprochement d'une facture et de son règlement (DAF_PRO_4). [STANDARD]
Responsabilités (RACI)
| Activité | Agent Comptable (P21) | Gérant | Expert-comptable | PennyLane |
|---|---|---|---|---|
| Captation des pièces (mail compta@, ventes, NDF) | R | I | — | — |
| OCR + extraction facture fournisseur | R | I | — | — |
| Qualification (compte PCG + analytique) | R | C | C | — |
| Passage de l'écriture (API) | R | I | I | C |
| Écritures d'OD / clôture | C | A | R | C |
| Revue / liasse fiscale annuelle | I | A | R | — |
| Relevé CRON quotidien | R | I | — | — |
RACI [STANDARD] ; le rôle exact de l'expert-comptable reste à confirmer. [À CONFIRMER]
Déroulement (qui/quoi/quand/où)
- Captation (Agent Comptable) — relève
compta@groupe-vesica.fr(achats), récupère les factures de vente (DAF_PRO_1), les notes de frais (DSG). Quand : en continu / CRON quotidien. [CORPUS] (04P21) - Extraction (Agent Comptable) — OCR de la facture achat → fournisseur, date, HT, TVA, TTC, objet. Voir DAF_IQ_2.
- Qualification (Agent Comptable) — détermine le compte PCG (charge/produit) et l'axe analytique ; rattache au
dossier_id/service_codesi possible. [CORPUS] (MACRO_PROJET/M2) - Contrôle (auto ; escalade gérant) — cohérence montants/TVA, fournisseur connu, doublon éventuel.
- Écriture (Agent Comptable → PennyLane API) — passe l'écriture dans le bon journal, équilibrée. [CORPUS]
- Base TVA (système) — alimente TVA collectée/déductible pour DAF_PRO_3.
- Relevé CRON (Agent Comptable) — synthèse quotidienne des actions + alerte sur anomalie (facture en attente, doute analytique). [CORPUS] (
04P21) - Clôture (Expert-comptable / gérant) — OD d'inventaire, amortissements, liasse — périodique. [À CONFIRMER]
Enregistrements associés
- Écritures (PennyLane) + pièces justificatives rattachées — DAF_FQ_2.
- Base TVA collectée/déductible (→ DAF_PRO_3).
- Relevé quotidien des actions comptables.
Annexes
- Annexe A (à produire) — Plan de comptes VESICA + axes analytiques. [À COMPLÉTER]
- Annexe B (à produire) — Mapping API PennyLane (endpoints, auth). [À COMPLÉTER]
- Annexe C — Instruction de traitement facture fournisseur : DAF_IQ_2.