VESICA
IQDAF_IQ_5Brouillon

DAF_IQ_5 — Tenir le registre des contrats et gérer les échéances

Instruction· Administrative & Financière· émetteur VESICA DAF_PRO_5

DAF_IQ_5 — Tenir le registre des contrats et gérer les échéances

Objet (la tâche)

Maintenir à jour le registre des contrats récurrents, rattacher les prélèvements, et générer les alertes d'échéance/préavis pour permettre l'arbitrage du gérant. [STANDARD]

Prérequis / matériel / sécurité

  • Accès au registre des contrats (DAF_FQ_5). [STANDARD]
  • Accès aux mouvements bancaires récurrents (DAF_PRO_4) pour détecter les prélèvements. [STANDARD]
  • Copie des contrats signés (conditions, préavis). [À COMPLÉTER]
  • Calendrier d'alerte (CRON). [CORPUS] (04 P21)

Étapes d'exécution

  1. Recenser chaque contrat : objet, fournisseur, montant, périodicité, date d'échéance, durée de préavis, mode de paiement. [STANDARD]
  2. Détecter les prélèvements récurrents non rattachés (DAF_PRO_4) → créer/compléter la fiche. [STANDARD]
  3. Calculer la date d'alerte préavis : échéance − préavis − marge → date de notification. [STANDARD]
  4. Surveiller (CRON) : à la date d'alerte, notifier le gérant (préavis imminent, renouvellement, hausse). [CORPUS] (04 P21)
  5. Enregistrer la décision (reconduire/renégocier/résilier) + l'action (lettre de résiliation si besoin). [STANDARD]
  6. Mettre à jour l'échéance suivante après reconduction. [STANDARD]
  7. Journaliser dans le relevé CRON quotidien. [CORPUS] (04 P21)

Règles, critères et seuils

[= EMBRYON DU CATALOGUE] — règles sourcées, vocation vec_corpus.catalogue (axe direction=daf, theme=contrats). [CORPUS] (MACRO_PROJET/M3)

  • R1 — Tout prélèvement récurrent doit correspondre à un contrat fiché ; un prélèvement orphelin = alerte. (source_ref: contrôle interne) [STANDARD]
  • R2 — Alerte préavis déclenchée à échéance − préavis − marge ; marge par défaut 15 j. (source_ref: pratique de gestion) [STANDARD] [À CONFIRMER]
  • R3 — Reconduction tacite : pour les contrats concernés, l'échéance d'information doit être respectée (loi Chatel). (source_ref: Code conso L215-1 s.) [STANDARD]
  • R4 — Assurance RC pro : contrat critique (obligation légale du diagnostiqueur) → ne jamais laisser expirer ; alerte renforcée + suivi DJC. (source_ref: obligation d'assurance diagnostiqueur) [STANDARD] [À CONFIRMER]
  • R5 — Redevance franchise AGENDA : contrat structurant → suivi des conditions de renouvellement réseau. (source_ref: contrat franchise) [À COMPLÉTER]
  • R6 — Hausse tarifaire signalée → arbitrage gérant (accepter/renégocier/résilier) avant échéance. (source_ref: pratique de gestion) [STANDARD]
  • R7 — Comptabilisation de chaque abonnement au compte de charge adéquat (DAF_IQ_2 R6). (source_ref: PCG) [STANDARD]

Points de contrôle / cas particuliers

  • Contrat sans préavis explicite → appliquer le droit commun / clauses générales ; escalade gérant. [À CONFIRMER]
  • Engagement pluriannuel → noter la date de fin d'engagement (pénalités de sortie anticipée). [STANDARD]
  • Changement de moyen de paiement (nouvelle CB) → mettre à jour pour éviter le rejet de prélèvement. [STANDARD]
  • Doublon de contrat (deux outils redondants) → signaler pour rationalisation des charges fixes. [STANDARD]

Sortie / enregistrement produit

  • Registre des contrats à jour (DAF_FQ_5).
  • Alertes d'échéance notifiées au gérant.
  • Historique des décisions + prélèvements rattachés.

Agent responsable

Agent Comptable (P21) — DAF. Décision : gérant. Co-suivi assurances : DJC. [CORPUS] (04 P21 ; 08 §9)