DAF_PQ_5 — Procédure de gestion des abonnements et contrats récurrents
Objet
Décrire comment VESICA administre ses contrats récurrents : enregistrement au registre, suivi des échéances et préavis, contrôle des prélèvements, et déclenchement des arbitrages (reconduire / renégocier / résilier). [STANDARD]
Domaine d'application
- Tous les contrats à exécution récurrente : logiciels/SaaS (PennyLane, Certim/LICIEL, n8n, OpenRouter, Mistral), hébergement (VPS), franchise (AGENDA), assurances, télécom, banque, location/leasing matériel. [STANDARD]
- Exclu : la souscription/choix technique de la stack (arbitrage gérant/SYS) ; la conformité des garanties d'assurance (→ DJC). [CORPUS] (
08§9)
Références
Renvoi aux textes — léger.
- Reconduction tacite / information d'échéance : loi Chatel, Code de la consommation art. L215-1 s. (selon nature du contrat). [STANDARD]
- Préavis / résiliation : Code civil + clauses contractuelles propres. [STANDARD]
- Assurance RC pro du diagnostiqueur : obligation légale — suivi conjoint DJC. [CORPUS] (
08§9) [À CONFIRMER] - Franchise AGENDA : conditions de redevance et obligations réseau. [À COMPLÉTER]
Définitions
- Contrat récurrent : engagement à paiements périodiques (mensuel/annuel). [STANDARD]
- Préavis : délai à respecter pour résilier avant l'échéance. [STANDARD]
- Reconduction tacite : renouvellement automatique sauf dénonciation dans les délais. [STANDARD]
- Échéance : date de fin de période / de renouvellement. [STANDARD]
Responsabilités (RACI)
| Activité | Agent Comptable (P21) | Gérant | DJC |
|---|---|---|---|
| Enregistrer / mettre à jour la fiche contrat | R | I | I (assurances) |
| Rattacher les prélèvements récurrents | R | I | — |
| Surveiller les échéances / préavis | R | I | C (assurances) |
| Décider (reconduire/renégocier/résilier) | C | A/R | C |
| Exécuter la résiliation (lettre, délais) | R | A | C |
RACI [STANDARD] ; les assurances sont co-suivies par DJC. [CORPUS] (
08§9)
Déroulement (qui/quoi/quand/où)
- Enregistrer (Agent Comptable) — à chaque souscription ou détection d'un prélèvement récurrent, créer/mettre à jour la fiche contrat (objet, fournisseur, montant, périodicité, échéance, préavis, mode de paiement). Voir DAF_IQ_5.
- Rattacher (Agent Comptable) — relier chaque prélèvement récurrent (DAF_PRO_4) à son contrat (contrôle anti-prélèvement orphelin). [STANDARD]
- Surveiller (Agent Comptable, CRON) — alerter à l'approche du préavis (J-X), du renouvellement, d'une révision tarifaire. [CORPUS] (
04P21) - Arbitrer (Gérant) — reconduire (tacite), renégocier, ou résilier dans les délais.
- Exécuter (Agent Comptable / Gérant) — si résiliation : lettre/notification dans le préavis ; mettre à jour le registre.
- Journaliser (Agent Comptable) — relevé CRON quotidien. [CORPUS] (
04P21)
Enregistrements associés
- Registre des contrats (DAF_FQ_5).
- Contrats signés archivés (URI).
- Historique des décisions et notifications de résiliation.
Annexes
- Annexe A — Instruction de tenue du registre & échéances : DAF_IQ_5.
- Annexe B (à produire) — Inventaire initial des contrats VESICA. [À COMPLÉTER]
- Annexe C (à confirmer) — Répartition DAF/DJC sur les assurances. [À CONFIRMER]