DJC_PRO_4 — RGPD et protection des données personnelles

Objet et finalité

Assurer la conformité de VESICA au RGPD et à la loi Informatique et Libertés : tenir le registre des traitements, garantir les droits des personnes (clients particuliers : coordonnées, adresses des biens, parfois données du dossier), encadrer la durée de conservation, sécuriser les données et auditer les purges automatiques. [STANDARD]

L'enjeu est renforcé par l'architecture IA : les données client transitent par des agents LLM (OpenRouter), une base Postgres, Mattermost, Google Drive. Chaque flux est un traitement à cartographier, et chaque sous-traitant (OpenRouter, Mistral, Hostinger, Google) appelle un encadrement contractuel. La conformité RGPD est donc transverse à toute la stack et pilotée par DJC. [CORPUS] (CLAUDE.md stack ; Recueil §E frontière donnée)

Pilote (Direction + agent IA/humain pressenti)

• Direction pilote : DJC.
• Agent pressenti : Agent RGPD (backlog P26) — veille conformité + audit des purges automatiques. [CORPUS]
• Responsable de traitement : dirigeant (le responsable au sens RGPD en entreprise solo). Pas de DPO obligatoire a priori (TPE, pas de traitement à grande échelle de données sensibles), à confirmer. [STANDARD]

Déclencheurs (entrées)

Sorties et livrables

• Registre des traitements (DJC_FQ_4) tenu à jour — pièce maîtresse RGPD. [STANDARD]
• Réponses aux demandes de droits dans les délais légaux (1 mois). [STANDARD]
• Politique de confidentialité / mentions d'information client. [STANDARD]
• Liste des sous-traitants + clauses RGPD (DPA) associées. [STANDARD]
• Rapport d'audit des purges : la rétention chaud/froid et les purges automatiques font-elles ce qu'elles doivent ? [CORPUS] (P26, UC connexe Recueil §E / P11)
• Procédure de notification de violation (CNIL sous 72 h le cas échéant). [STANDARD]

Acteurs

Logigramme (étapes macro)

[1] CARTOGRAPHIE DES TRAITEMENTS (registre DJC_FQ_4)
     pour chaque flux : finalité, base légale, données, durée, destinataires, sous-traitants
        │
        ├──► [2] MINIMISATION & SÉCURITÉ
        │      • ne collecter que le nécessaire ; chiffrement/accès ; clauses DPA sous-traitants
        │
        ├──► [3] DROITS DES PERSONNES
        │      demande reçue → identifier → instruire (accès/effacement/rectif) → répondre ≤ 1 mois
        │
        ├──► [4] CONSERVATION & PURGE
        │      rétention chaud → facturé → froid → purge à l'échéance (.wav purgé à facturation)
        │           └─ AUDIT des purges automatiques (agent RGPD) — vérifie l'exécution réelle
        │
        └──► [5] VIOLATION DE DONNÉES
               incident → évaluer → notifier CNIL ≤ 72 h si risque → tracer

   ⊙ AUDIT RGPD PÉRIODIQUE — transverse (registre à jour ? purges effectives ? DPA signés ?)

Procédures et instructions rattachées

Interfaces amont/aval (handoffs)

• Interface ↔ SYS : les appels LLM (OpenRouter, Mistral) transportent des données client → SYS opère, DJC encadre (sous-traitance, minimisation des données envoyées au modèle). [CORPUS] (stack)
• Interface ↔ DAF : facturation = données client + montants ; rétention bascule à la facturation (déclencheur M2) → coordination DJC pour la conservation. [CORPUS] (M2)
• Interface ↔ ADV : l'ADV manipule le dossier client (coordonnées, pièces) → applique les règles de minimisation/conservation définies par DJC. [CORPUS]
• Interface ↔ DJC_PRO_2 : la politique de confidentialité et les procédures RGPD sont des documents du SMQ (tenus via PRO_2). [STANDARD]
• Aval → P11 (purge automatisée) : la politique de conservation DJC est la spec du workflow de purge (backlog P11) ; l'agent RGPD en audite l'exécution. [CORPUS]

Indicateurs (KPI)

Enregistrements

• DJC_FQ_4 — registre des activités de traitement. [STANDARD]
• Journal des demandes de droits (date, nature, réponse, délai). [STANDARD]
• Registre des violations (le cas échéant) + notifications CNIL. [STANDARD]
• Rapports d'audit des purges (agent RGPD). [CORPUS]
• Contrats de sous-traitance (DPA). [STANDARD]

Cas d'usage rattachés (UC-* du Recueil + nouveaux)

Roadmap (PQ/IQ/FQ restant à développer)

• DJC_IQ_4_2 (à développer) : gérer une violation de données (évaluation du risque, notification CNIL ≤ 72 h, communication aux personnes). [À COMPLÉTER]
• DJC_FQ_4_2 (à développer) : registre des sous-traitants (prestataire, données concernées, localisation, DPA, garanties). [À COMPLÉTER]
• Politique de conservation chiffrée : tableau des durées par type de donnée (coordonnées, .wav, transcriptions, rapports, données structurées) — à formaliser, alimente la spec du workflow de purge P11. [À COMPLÉTER]
• À confirmer : nécessité d'un DPO (a priori non — TPE) ; analyse d'impact (AIPD) requise ou non selon les traitements ; localisation des données des sous-traitants LLM (UE/hors-UE → clauses contractuelles types). [À CONFIRMER]